15 Temmuz 2010

Toplantılarınızı nasıl daha etkin hale getirirsiniz?



İş yaşamının en büyük zaman sömürücülerinden olan toplantı zamanlarını verimli kullanabilmek için işinize yarayacak birkaç ipucu :

Not: Toplantı düzenleyicisinin siz olduğunuzu varsayıyoruz.

Toplantı öncesinde:

1- Toplantı gündemini net olarak belirleyin, alınması gereken kararları not edin. Gündemi ve konuyla ilgili belgeleri toplantı katılımcılarına gönderin.
2- Toplantı süresini belirleyin. Gereğinden uzun veya kısa tutmayın. Aralıksız 2 saati geçmemesine dikkat edin. En az 1 gün önceden duyurun.
3- Konu ile ilgisiz kişileri toplantıya davet etmeyin.
4- Toplantı sırasında gerekebilecek ekipmanların (yazı tahtası, kalem, projektör, bilgisayar vb.) bulunduğundan emin olun.
5- Herkese açık bir toplantı odası kullanacaksanız, daha önce başkası tarafından rezerve edilmediğinden emin olun.
6- Toplantı yerini 15 dakika öncesinden kontrol edin.

Toplantı sırasında :

7- Toplantının amacı ile ilgili kısa bir açılış konuşması yapın.
8- Herkesin fikrini açık bir şekilde söylemesine destek olun.
9- Kısa notlar tutun ya da bir katılımcının tutmasını sağlayın.
10- Uzayan ve konudan sapan konuşmaları kibarca bölmekten çekinmeyin ve toplantıyı konuya odaklayın.
11- Alınması gereken bir karar varsa mutlaka alınmasını sağlayın.
12- Toplantı süresinin bitmesine 15 dakika kala süreyi hatırlatın.
13- Toplantı sonunda görüşülen konuları ve varsa yapılan iş paylaşımını özetleyin, herkesin hemfikir olduğundan emin olun.

Toplantı sonrasında :

14- Alınan kararları hemen yayınlayın.
15- Zamanlı kararlar aldıysanız, mutlaka zaman ve sorumluyu belirtin.

0 Responses to “Toplantılarınızı nasıl daha etkin hale getirirsiniz?”

Yorum Gönder