E-posta, toplantı trafiği çalışmayı engelliyor

Kurumsal alan çalışanları, ellerinde BlackBerry ya da iPhone benzeri cihazlar, laptopları, o toplantı senin, bu ziyaret benim koşturup duruyor. Eposta okumak, silmek, yanıtlamak, sunum hazırlamak için ekran başında ömür tüketiyorlar. Hiçbir iş yetişmiyor. Gencecik insanlar stresten kasılıyor, onlardan iş bekleyenler kasıldıkça kasılıyor. Ne iş hayatından ne de özel hayattan zevk alınabiliyor.

Uzayan toplantılarda yığınla biriken eposta okunuyor (daha doğrusu siliniyor). Toplantıda olunan saatlerde ise yeni yığınlar biriktiriliyor…

M-GEN Gelecek Planlama Merkezi kurucu ortağı Ufuk Tarhan, verimsizliğe ve mutsuzluğa yol açan bu tip durumların nedenleri ve çözümleri için yenibiris.com'a kısa notlar yazdı:

Üretkenlik düşüşü, verimsizliğin nedenleri ve neler yapılabilir

1. Hazırlık şart: Toplantı yani ortak çalışmanın verimliliği adına öncesi, sırası ve sonrasına dair çalışmalar genellikle yapılmayıp ihmal ediliyor. Gündem, akış, katılması gerekenlerin hazırlığı için net görev-madde atamaları, memo tutulup dağıtılması ve yazılanların önceden ve sonradan takibi gibi etaplar göz ardı ediliyor. Sanki amaç sadece katılmakmış gibi bir tutum sergileniyor. Aslında verimi çok arttırılabilecek bu adımlar; ‘’formaliteye-bürokrasiye-yazıp çizmeye vakit yok, böylesi daha hızlı, pratik, kolay” diye uygulanmıyor.

-Uygulayalım…

2. Odaksız, önceliksiz zaman kullanımı: Zaten verimli olma ihtimali düşük toplantılara durup düşünmeden, neredeyse şuursuzca koşturuluyor. Sonunda da şu otomatik mesajlar yağmaya başlıyor; toplantıda, ofis dışında, yurt dışında, seyahatte ya da uç nokta; ‘’eposta erişimi olmayan bir yerde. Bir müddet size yanıt veremeyecek’’ Hoppala! Nasıl yani? Dışarıdan bakanlarda, bu kadar çok toplantıda iken ne zaman iş yapılıyor sorgusu ve kuşkusu doğuruyor.

-Seçici ve hazırlıklı olalım. Her toplantı çağrısı uygun ve gerekli olmayabilir… Gerekli ise mutlaka 1. Maddeye göre hazırlanalım.

3. Sunulamayan fikirler, sorulmayan sorular: Her toplantıda PowerPoint sunum gerekmeyebilir. Gerektiğinde de yalın, ilginç olmalı, amaca hizmet etmelidir. Dinleyiciler, eğer çok enteresan ve uyarıcı değilse, toplantılardaki sunumların, anlatımların en fazla onuncu-on beşinci dakikasına kadar dayanabiliyorlar. İlgisi dağılanlar lap-topundan, mobil cihazlarından mesajlarını okumaya, sosyal ağlarda gezinmeye, mesaj yazmaya başlıyorlar.

- ‘’Etkili sunum’’ takıntısı yapmayın ama fikrinizi, bilgiyi mutlaka aktarabilmeye odaklanın.
-Anlamadığınız şeyleri sorun. Soru sormak ve yanıtlamak ya da yanıt almak verimliliği, konsantrasyonu
arttırır.

4. Dinlemeyecekseniz niye oradasınız?  Çok sık rastlanan ve şikayetçi olunan bir durum;  kerhen geldiği belli kişilerin laptopu ile dünyaya “connected” durması. Kaşlar hafif kalkık, yüz asık; acayip önemli bir şey yapıyormuş vücut lisanı sergileyen bu kişiler sessizce; ‘’Ben o kadar mühim şahsiyetim ki buna katılmam lazımdı, bensiz olmazdı, lütfettim geldim. Siz devam edin, kulağım sizde (iyi de o kulaktan taşınan mesajların “save” edileceği hafıza bölgesi bloke olmuş ve dikkat dağılıyor?). Bu tür toplantılarda göz temasından, akıl buluşmasından söz etmek yersiz bir çaba oluyor.

- Eğer toplantı süresi kısa, hazırlık iyi ve içerik hedef odaklı olursa bunların olması imkansız.
-Her şeye rağmen böyle biri varsa mutlaka uyarılmalı, katılımı istenmeli.
-Dinlemeyecek ve katılmayacaksanız o toplantıda-ziyarette hiç bulunmayın.

Bu yazdıklarım, toplantılar içindi. Aslında aynı şeylerin eposta versiyonunu düşünürsek orada da sorun hallolur.
Verim ve yapılanlardan alınan keyif artar.